Papier firmowy - przeżytek?

Papier firmowy - przeżytek, czy nowoczesne narzędzie marketingu?

W błyskawicznym tempie zanikają w ostatnich latach tradycyjne formy korespondencji - listy napisane lub wydrukowane na papierze, zamknięte w kopertach i fizycznie dostarczone adresatom. Dzieje się tak, bo "szybciej", bo "środowisko" ("jeśli możesz, nie drukuj tej wiadomości, tylko naucz się jej na pamięć - lasy będą ci wdzięczne"), bo "telefony", mieszczące w kieszeni całe segregatory dokumentów, słowem - z bardzo dobrych powodów. Nie dzieje się tak zwykle w sytuacjach prawnego przymusu - kiedy pewnych czynności można dokonać tylko pisemnie.

Tak, jak wizytówka, papier firmowy wyraża osobowość, kompetencje i kulturę firmy lub osoby prywatnej - ma być dobry. Używajmy go nie częściej i nie mniej szczerze niż uścisku ręki, wtedy każdy nasz list będzie coś znaczył...

Z pracowni Intercard (A.Z.)

Z drugiej strony, słowa "puść to na drukarkę" słyszymy bardzo często i w biurach, i w domach - ich efekt to całkiem papierowe, ale bardzo anonimowe dokumenty, których autorów i źródła pamiętamy przez kilka godzin lub dni, a które czasem trudno powiązać z określoną sprawą, firmą, korespondentem - już po tygodniu.

Dokument wydrukowany (lub sporządzony odręcznie) na papierze firmowym to zaprzeczenie informacyjnego chaosu i anonimowości. Jeśli papier firmowy ma wyraźną tożsamość, taki dokument już na pierwszy rzut oka można przypisać do określonego kontrahenta lub określonej sprawy. Fizyczny podpis autora korespondencji nadaje jej rangę osobistego zobowiązania i odpowiedzialności za wyrażone w niej deklaracje. Dokumentacja papierowa "nie wyłącza się" w przypadku awarii zasilania...

Inny aspekt wykorzystania w korespondencji firmowej lub prywatnej - zapisywanej komputerowo lub odręcznie - papeterii, to fakt, że stanowi ona naturalny psychologiczny bodziec do wyrażania wyważonych i przemyślanych opinii. Prawie każdy ma w pamięci bolesne wspomnienia spontanicznego i zbyt pochopnego wciśnięcia klawisza "Wyślij" i późniejsze wysiłki, tłumaczące intencje niezręcznych sformułowań. Przygotowany na komputerze i wydrukowany dokument prowokuje do oceny efektów naszej pracy poprzez choćby pobieżną lekturę treści, zanim złożymy go i włożymy do koperty. Odręcznie pisany list, wymusza staranny dobór słów i przemyślane treści, bo w tej formie komunikacji nie da się użyć kombinacji klawiszy "CTRL+Z". Można tu dostrzec analogie do fotografii cyfrowej, jako narzędzia pozbawiającego większość jego użytkowników "fotograficznej wrażliwości", naturalnej w epoce, kiedy w aparacie "mieściło się" tylko 23 lub 36 zdjęć i każde z nich wymagało przekonania, że będzie udane.

Warto też pamiętać o tak zwanych (obecnie, bo kiedyś było to bardzo konkretne określenie) dobrych manierach. Do dzisiaj niektóre wymagania etykiety, dotyczące pewnych zachować przy stole lub dostosowania ubioru do okazji, są restrykcyjnie przestrzegane. Sposób komunikacji, który podobnie wyraża szacunek do adresata, może być bardzo skutecznym narzędziem budowania więzi. Narzędzia tego należy jednak używać umiejętnie, unikając, na przykład, wysyłania w imieniu wielkiej spółki giełdowej listów do tysięcy konsumentów z odręcznym podpisem szefa przedsiębiorstwa w każdym - nawet gdyby na świecie nie było skanerów i kserografów, nikt w takie zaangażowanie notabli nie byłby w stanie uwierzyć. Z drugiej strony, szef średniej wielkości firmy, osobiście zwracający się do kluczowych klientów z pewnością wzbudzi sympatię i szacunek.

Czy więc - i jak - korzystać z papieru firmowego? Na pytanie "Czy?" odpowiedź może być tylko jedna - papier firmowy to krawat każdej firmy. Można go nie nosić, ale trzeba się liczyć z dezaprobatą tych, dla których jest to podstawowy element biznesowej kindersztuby. Osobom, które nie przywiązują wagi do stroju, krawat - w najgorszym przypadku - nie przeszkadza.

Jak korzystać z papieru firmowego? Po pierwsze, zadbać o jakość, która zapewni, że będzie budował, a nie niweczył, wizerunek firmy (lub osoby), czyli o gustowny projekt i staranne wykonanie. Po drugie, unikać wykorzystania papieru firmowego w korespondencji masowej, bo dezawuuje to jego wartość. Do takich celów lepiej użyć odpowiednio skomponowanych ulotek lub folderów. Papier firmowy niech służy korespndencji osobistej. Po trzecie, w warstwie treściowej papieru firmowego ująć wszelkie istotne informacje, dotyczące firmy (lub osoby) - papier firmowy to także firmowa lub prywatna wizytówka.

Techniczne aspekty wykonania standardowych - i bardzo niekonwencjonalnych - papierów firmowych opisane są w sekcji "Oferta" naszego serwisu. Na wszelkie pytania, bez żadnych zobowiązań, odpowiemy telefonicznie, elektronicznie lub - tradycyjnie pocztą papierową.